Paul Ringsmuth氏は、ミネソタ州のDepartment of Employment and Economic Development(雇用および経済開発を管理する部署)で障害者のための職業リハビリテーションカウンセラーとして働いている。ミネソタ州は、活気あるビジネス都市だが、障害者が就職のチャンスを得る事は難しい。このためRingsmuth氏は、障害者に対する就職の相談や、彼らが目標とする仕事に就くために必要とされるスキル習得の支援活動を始めたのだ。
親身になることだけが仕事ではない。この仕事には、かなりの量のペーパーワークが要求される。管理していたケースがまもなく100名を越えるというとき、Ringsmuth氏は効率化を図るためのデータ管理システムの開発を決意した。他社のデータベースも試みたが、1999年に4Dに切り替えた。以来、現在に至るまで4Dが定番だ。
このソリューションは、非常に分かりやすい。クライアントおよび彼らの職歴データやカウンセラーのコメント用のテーブルを保存する。保存されたデータは、自動的に雇用者向けの照会状や職業能力についての文書および情報交換においての同意書の作成に利用される。また、このデータを基にクライアントの詳細な雇用計画や特殊な職業リハビリテーションの必要についての評価文書も作成される。
クライアントの記録をさらに完全なものにするため、Ringsmuth氏は、カウンセラーが質問に回答していく形式の項目を追加した。質問には「申込者の情報」から「リハビリテーション技法の必要性」、「照会状」などをすべて含むことができる。カウンセラーが質問を選択するとそれに続く質問事項のセットは、1つずつ画面に表示される。それぞれの質問がまた別の質問につながっている。
どの質問に導かれるかは、カウンセラーの回答次第だ。質問は、ユーザが定義または修正、もしくは、その両方を行うことができる形式になっている。このシステムは、質問用と回答用の２つの4Dテーブルから成る。他の4Dアプリケーションと同様、この情報を使って様々なレポートを非常に簡単に作成する
ことが可能だ。
スケジュール管理に必要な処理も行なうことができる。 Memo、MessageおよびTo-do tableは、カウンセラーが面談での特記事項や、電話のメッセージなど、注意すべき事柄を記録しておくための場所として利用できる。クライアント用に作成されたメモは、ボタンをクリックするだけでメインのコンタクトレコードにリンクさせることができる。また、クリックにより簡単にMemoのフォーマットや収集、並び替えなどが行えるようにプログラムされており、含まれるすべての情報を記録中のケースに移行することができる。アプリケーションには、従業員用のLeave Report(休暇届け)およびTime Report table(勤務表)が含まれており、休暇手続きなどの処理も簡単になる。従業員がTime Report tableに休暇依頼を入力するだけで、算出された残りの休日は自動的に翌月の給与期間に付与される仕組みだ。
Ringsmuth氏の発言が4Dベースソリューションの有効性を実証する。「私は勤務時間中100％このプログラムを使っています。仕事の達成に必要なことにはすべて対応してくれますから、より多くの仕事をより高いスタンダードでこなことができます。楽しいし、ストレスも少ないです」Ringsmuth氏も称賛する製品だ。
