過去16年以上、マム・パペットシアターは世界中で、あらゆる世代の人々を楽しませる公演を行っている。さらに、学校現場に滞在しての芸術教育プログラムを通じて、マム・パペットシアターのメンバーは1年間に5,000人を越える子供たち自身を対象に活動を行っている。このような活動のために、マム・パペットシアターのデータマネジメントはスポンサーの管理からメーリングリストの更新、チケットの印刷・販売までの範囲にわたり必要とされる。実際に能率を重視する組織において、手頃な価格で使いやすいデータベースソリューションの利用は重要である。
多くの他の組織と同様に、マム・パペットシアターはデータベースソリューションに関して多様な要望をもっていた。数多くのソフトウェアプログラムを使用した後、マム・パペットシアターのアーティスティック・ディレクターであるロバート・スミス氏は、理想のソリューションとは劇団用にデザインされた特別のソフトウェアではあるが、(劇団用のソフトウェア・プログラムが一般的にそうであるように)、一般的にチケット売場内での管理に限定されないようなソフトウェアであると考えた。スミス氏によれば、「劇団企業のニーズを取り込んだ興味深いソフトウェアはほとんど存在しません。チケット販売データは、劇団の他の部門では使うことができません。この国で有名なチケット販売ソフトウェアでは管理スタッフによって得意顧客にメールを送信することができません。またチケット売場のスタッフは劇団への主なスポンサーが公演に来場した際にも気づくことはできません。したがって、多くの組織では、不必要に努力を重ね時間を費やし、ほとんど使い物にならなくなりながらも最終的には各部門内でデータベースを構築します。そして小規模な芸術団体にはコストをかける余裕がありません。」
本質的にマム・パペットシアターの理想のソリューションはフレキシブル、スケーラブルであり手頃な価格で購入できるものだった。スミス氏は、劇団ビジネスの複雑さに十分に対応できる柔軟性を持つソリューションを必要としていた。そのひとつは、4Dアプリケーションの開発により彼が必要とした創造の自由を与えるものであり、もうひとつは将来的にシアターが抱えるであろう要求にも順応するものであった。「私たちは、一般のビジネスのような活動は行いません。他の劇団とも異なるものです。どのようにビジネスを行うべきかといった考え方では感動的でもなく働きにくいものです。私たちのデータベースソリューションは、私たちの必要に柔軟に応じることが必要であり、それに関して無理に作業させることは必要ではありませんでした。」とスミス氏は語る。
4Dによってマム・パペットシアターは、チケット売場窓口の顧客から補助金スポンサーまでを完全に管理するソリューションを効果的に構築した。このソリューションは様々な4D プラグインととともに4D と4D Serverによってパワフルに機能している。
シアターのスタッフはワードプロセッサ機能とドキュメント管理をプラグインである4D Writeを使用し、日常の文書作成業務を遂行した。単純な確認画面とボタンにより、4D Writeはスタッフに合理的に自動的な作業手順を提供し、ある種類の書簡は自動的に既存のデータによって作成される。チケット購入者の氏名、住所情報は販売に応じてまとめられ、どのような日にでも、4D Writeによってメンバー更新通知案内をその更新日付に基づいて作成することができる。さらに、補助金がスポンサーから贈られると、個人宛の感謝状も同様に作成される。
バックアップ作業は自動的に4D Backupにより行われる。このバックアップ、アプリケーションリストア機能を持つプラグインは4D Serverに含まれる。スミス氏によると「チケット売場で精算する際に、マウスのシングルクリックでドロワーをコントロールし、業務レポート、そして日々のデータのバックアップを行います。」
またシアターのスタッフは4D アプリケーション用のコンパイラである4D Compilerを利用する「4D Compiler はプログラムエラーを増やすことを防ぎ、同時にコンパイルされたコードはマシンを可能な限り高速に動作させます。4D Compilerは、マシン語によりアプリケーションを動作させることを可能とするため、従来使用していたアプリケーションをかなり高速に動作させることも可能にします。私たちのスタッフは、Mac、Windows上で動作させていますが、4D Compilerによってデータに関わる時間を減少させることができます。」とスミス氏は語る。
また、スミス氏は4D Insider をクロスリファレンス、設計仕様の記録、コードとオブジェクトの再利用と管理のための開発ツールとして利用している。「私たちは季節毎に、必要となるものが変更されます。4D Insiderによって、ソースコードを見る人がそれを理解できるように、私たちはメソッド名やフォーム名を変更し一貫性を持たせることができます。また、私たちはそれをデータベースのあるバージョンからの簡単なルーチンが他の箇所でも使用する目的で、コードを移動させるためにそれを利用します」とスミス氏は述べる。
スミス氏とシアターのスタッフにとって、必要とされる様々なことは、4Dソリューションによって提供される様々な特徴によって適応される。「マム・パペットシアターにとって、4th Dimension と同じ機能をもつものは何もありません。4Dを操作する人に任せるだけで、チケット売場での直接的なデータの入力、スポンサーからの補助金を管理する強力な大量データ処理、顧客とのコンタクトやスケジュール表を作成する柔軟なワードプロセッサ、などの機能が可能です。」
4D のグラフィカル・ユーザ・インタフェース(GUI)は、簡単に素早く、特徴や機能を取り入れるとともに、スタッフはカスタマイズされたソリューションのルック・アンド・フィールを完全に調整することもできる。「私たちは、何が表示されどのように機能するかを完全にコントロールすることを気に入っています。その中でも最高のものは、必要に応じてそれをコントロールすることですが、私たちが急いでいる時には4D のデフォルト設定でも十分に機能します。」
データから簡易に出力できるレポート機能のような特徴を利用できるように、4Dテクノロジーによってスタッフは様々な「モード」を通じて効果的にデータを管理しアクセスすることができる。4Dはマルチスレッド環境として機能し、3つの異なる環境モード(デザイン、ユーザ、カスタムモード)を通じて4D データベースの設計と運用を同時に行うことをサポートする。カスタムモードを利用することで特定の必要に応じてデータが集積される。ユーザモードに切り替えることで、データそのものに直接アクセス、検索、ソートが可能となり、またクイックレポート機能を使用することでデータレポートが作成される。「どのような時でも私たちはデータそのものを素早く見ることができ、必要としていることを検索し、それを元にしてレポートを作成することができます。」スミス氏は続けます。「私たちが多くの異なる政府や個人企業宛に同じ文書を作成する時、情報量を抑えることが簡単さ、使いやすさとなります。」
マム・パペットシアターのネットワークの可能性は増大している。現在シアターのスタッフはスポンサーの重要な情報を共有することができ、チケット販売は重複したデータにより引き起こされる誤りがない。4Dが誇る使いやすさは、どんなスタッフにもチケット販売を可能にさせる。「4th Dimension のネットワークのパワーはオフィス内の誰もが電話応対し、販売、印刷、配送をデスク上から行うことができることです。」と、スミス氏は語る。
また、例えば、チケット販売の作業は公演の休憩中に変更することもできる。「私たちがチケット売場の作業の小さな変更に気がついた時、私たちは休憩中に新たな機能をプログラムし、次の公演時間でそれを利用します。またスタッフのメンバーが労働改善の提案を行うとすぐに、非常に簡単に変更を行うことが可能です。すべてのスタッフは最新の契約情報、補助金情報、チケット販売情報にアクセスできます。4Dによって提供されるネットワークにより、共有された情報は信頼でき、パフォーマンスはこれ以上のものはありません。」
将来の予定に関しては、マム・パペットシアターはオンラインでのチケット販売を計画し、スミス氏は4Dが彼の組織の必要に応じて拡大し続けるあろうと考えている。
「4D が私たちにとって効果的でなかった点はひとつもありません。私たちは、どのような方法で、どのようにして大きくなったかを理解しています。 4D は私たちと今後も一緒です。」
