リッチモンド・アポン・テムズ自治区(イギリス)

会議室予約システム導入により初年度に10% 以上の増収

電話受付システムの問題

ロンドンのリッチモンド・アポン・テムズ自治区(London Borough of Richmond upon Thames : LBRUT)では結婚式、会議などのイベント会場の貸し出しを行っている。貸し出し対象はビジネス、一般向けである。これまでの間、受付スタッフは予約を電話で受け手書きで台帳記入を行っていたが、この方法では効率が悪く、ダブルブッキングのような誤りをしばしば引き起こしていた。

高い収益をあげるために、そしたさらに専門的なオペレーションが必要とされたために、LBRUTはより効率の良いシステムの導入を決定した。彼らが求めたものは、より簡単に予約ができるシステムであった。

Webを利用した予約システムによる顧客管理と使用頻度や収入のグラフ化

LBRUTが決定したことは、新しいシステムでのオンラインとWebサイトの統合であった。数多くのソリューションを評価した結果、彼らはSci-Do Computing社が4Dを利用して構築した会議管理システム「CYG-NET」を選択した。

CYG-NETは会議室管理のための統合されたアプリケーションを包含するシステムである。LBRUTのシステムでは利用者に会議室が利用可能かどうかをオンライン上で確認させることができ、その時に予約を簡単に行うことができる。スタッフは請求書や領収書を発行し、ポンドと同様にユーロでもクレジットコントロールを管理する。会議室使用の詳細な統計と会議室別の収入については、スタッフはその使用頻度等を確認することができる。このことは、LBRUTの新しい顧客を獲得することに効果があった。

会議室管理部の毎年250,000ポンド以上の収益に貢献

CYG-NETのスピードと使いやすさはすでに定評があり、LBRUTのチームと共同で行った速やかな開発も成功に導いた。そして、4Dのシステムにより導入初年の予約収入は10%増加し、現在では毎年250,000ポンド以上もの予約を取り扱う。

「このCYG-NETの予約システムはペーパーワークを減少させ、かつての手作業による日常業務よりも速く業務を行うことができます。また、オンラインのWebダイアリーには驚くべき機能があり、顧客は一目でどの日が予約されているかを確認することができ、不必要な電話による問い合わせを減少させました」(コンファレンスマネージャー、ジャネット・パッテンダン氏)。

Sci-Do Computing Ltd.

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